Так называемое «Отказное письмо» – официальный документ, в котором указывается, что данная продукция не относится к объектам обязательной сертификации в системе ГОСТ-Р.
Отказное письмо различают двух видов – для предоставления в таможенные органы РФ для прохождения процедуры таможенной очистки товаров, импортируемых на территорию РФ; и для продажи товаров на территории РФ.

Для предоставления в таможенные органы в тексте Отказного письма дается ссылка на товаросопроводительный документ, по которому продукция ввозится на территорию РФ. Для осуществления продажи продукции на территории РФ устанавливают, что запрашиваемая продукция может быть отнесена к определенному общему типу продукции (по общероссийскому классификатору) и адресатом отказного письма выступает руководитель фирмы, направивший соответствующий запрос. Оформляет отказные письма уполномоченное Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии Министерство промышленности и торговли РФ (Минпромторг), руководствуясь при этом «Порядком ввоза на территорию Российской Федерации товаров, подлежащих обязательной сертификации», и Списком товаров, для которых требуется подтверждение проведения обязательной сертификации при выпуске на таможенную территорию Российской Федерации.